SGC - Secretaria de Gestão do Conhecimento

A Secretaria de Gestão do Conhecimento (SGC) da Defensoria Pública da União (DPU) é responsável pela condução do macroprocesso do trabalho de gestão do conhecimento, documentação e informação, cabendo a ela gestão do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), sistema responsável pela tramitação de documentos eletrônicos administrativos no âmbito da DPU. Além desta gestão, a secretária é responsável pelo atendimento dos pedidos de Acesso à Informação, decorrentes da Lei de Acesso à Informação – LAI, pelas publicações no Boletim Interno – BEI e no Diário Oficial da União – DOU. A SGC é vinculada à Secretaria-Geral Executiva e divide-se em Coordenação de Gerenciamento de Arquivo (CARQ), Coordenação de Biblioteca e Disseminação da Informação (CBDI), Coordenação de Gerenciamento de Documentos e Conteúdos Digitais (CDCD), Coordenação de Gerenciamento do Protocolo e Expedição (CPEX), Divisão de Protocolo (DIPROT), Divisão de Expedição (DIEXP).

Secretária de Gestão do Conhecimento: Marília Portela Oliveira
Secretário substituto: Bruno Carneiro da Silva Barreto
Telefone: (61) 3318-0211
E-mail:O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo.

Coordenações

  • Coordenação de Gerenciamento de Arquivo | Raquel Conceição Reis | 3318-0291 | O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo.

  • Coordenação de Biblioteca e Disseminação da Informação | Emílio Costa Oliveira | 3318-4374 | O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. e O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo.

  • Coordenação de Gerenciamento de Documentos e Conteúdos Digitais | Luciano Marcos Firmino | 3318-0297 | O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo.

  • Coordenação de Gerenciamento do Protocolo e Expedição | Caique Bruno de Souza Fortunato | 3318-4322 | O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo.

  • Divisão de Protocolo | Caique Bruno de Souza Fortunato | 3318-4322 | O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo.

  • Divisão de Expedição | Antonio Francisco Sousa da Silva | 3318-1602 | O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo.

Regimento

SUBSEÇÃO V

DA SECRETARIA DE GESTÃO DO CONHECIMENTO

Art. 53. À Secretaria de Gestão do Conhecimento compete:
I. planejar, coordenar e supervisionar as atividades de gestão do conhecimento, documentação e informação, no âmbito da DPU, e propor diretrizes e normas, estabelecer critérios, parâmetros e modelos a serem adotados na execução dessas atividades;
II. dirigir e acompanhar os processos de trabalho conduzidos por suas coordenadorias e monitorar a qualidade, a efetividade e a agilidade dos serviços prestados pelas unidades da Secretaria;
III. atender às necessidades demandadas pelas áreas da DPGU e promover o aconselhamento de seus dirigentes em matérias afetas a gestão do conhecimento, documentação e informação;
IV. prover o desenvolvimento de processos gerenciais, no âmbito da DPU, com a finalidade de disponibilizar informações atualizadas, íntegras e com confidencialidade aos usuários;
V. prover o desenvolvimento de processos gerenciais que tenham por objetivo a identificação, a construção, a proteção e o compartilhamento do conhecimento institucional da DPU;
VI. supervisionar e coordenar a produção, aquisição, uso, tramitação, disseminação, recuperação, armazenamento, classificação, avaliação, segurança e comunicação da informação na DPGU e nos demais órgãos da DPU;
VII. integrar a Comissão Permanente de Documentação – CPADOC.

Art. 54. A Secretaria Gestão do Conhecimento é responsável pela condução do macroprocesso de trabalho de gestão de documentos.

Parágrafo único. Compete à Secretaria de Gestão do Conhecimento o gerenciamento do Serviço de Informação ao Cidadão - SIC -, o qual envolve:
a. atender e orientar o público quanto ao acesso a informações;
b. informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades;
c. protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações.

Art. 55. O macroprocesso de gestão de documentos compreende as seguintes atividades:
I. planejar, coordenar e orientar as ações relativas ao gerenciamento de documentos e informações correntes, intermediárias e permanentes; à disseminação da informação; à difusão cultural e ao gerenciamento da documentação e da informação na DPU;
II. planejar, coordenar e orientar as atividades relacionadas à seleção, análise, indexação, classificação, avaliação e catalogação das informações e documentos produzidos e recebidos pela DPGU, e no âmbito da DPU, manter as informações atualizadas em base de dados;
III. dimensionar e gerenciar a rede de bibliotecas, o sistema de arquivos e o serviço de disseminação seletiva da informação no âmbito da DPU;
IV. definir, monitorar e propor ajustes nos instrumentos de gestão arquivística, bibliográfica e cultural da DPU;
V. planejar, definir e acompanhar a execução das estratégias para a gestão do conhecimento, da documentação e da informação dentro do âmbito de atuação da Secretaria, propondo a realização e o desenvolvimento de suas práticas, no âmbito da DPU;
VI. propor o desenvolvimento de políticas de gestão do conhecimento, de documentos e da informação no âmbito da DPGU.

Art. 56. O macroprocesso de gestão de documentos está subdividido nos seguintes processos de trabalho:
I. gerenciamento do protocolo e da expedição;
II. gerenciamento do arquivo;
III. gerenciamento de documentos e conteúdos digitais;
IV. gerenciamento de biblioteca e disseminação da informação.

Art. 57. Os processos de gerenciamento do protocolo e da expedição compreendem as seguintes atividades:
I. gerenciar a produção, o recebimento e a expedição de documentos e informações institucionais no âmbito da DGPU;
II. gerenciar os serviços de protocolo e expedição; e controlar a movimentação de documentos e processos administrativos no âmbito da DGPU;
III. gerenciar o registro, a indexação, a classificação e o tratamento de documentos e informações institucionais em fase corrente, no âmbito da DPGU;
IV. fazer a triagem, identificação, registro, protocolização, indexação, classificação e distribuição de documentos e informações de caráter institucional recebidos pela DPGU;
V. orientar os usuários no uso dos produtos e serviços disponíveis na área de gestão de documentos correntes;
VI. administrar os sistemas de registro e tramitação de documentos;
VII. promover e supervisionar as publicações de interesse da DPU na Imprensa Oficial.

Art. 58. O processo de trabalho de gerenciamento do arquivo compreende as seguintes atividades:
I. gerenciar o arquivamento, desarquivamento, empréstimo, consulta e transferência de documentos e informações institucionais no âmbito da DGPU;
II. gerenciar o recolhimento, a alienação e o descarte de documentos e informações institucionais no âmbito da DPU;
III. gerenciar os instrumentos de gestão arquivística no âmbito da DPGU;
IV. planejar e executar as atividades de organização, identificação, registro, endereçamento, armazenamento, higienização, classificação, avaliação, descrição, conservação e restauração de documentos e processos administrativos no âmbito da DGPU;
V. realizar levantamentos e pesquisas nos acervos arquivísticos da DPU, com vistas ao resgate da memória institucional e em atendimentos às solicitações internas e externas;
VI. orientar a organização, classificação, avaliação, descrição e migração de suporte de documentos e informações institucionais, no âmbito da DPU;
VII. administrar os sistemas de gestão do arquivo;
VIII. orientar e prestar suporte técnico às áreas da DPGU na organização e manutenção dos arquivos setoriais, em conformidade com a política arquivística da DPU;
IX. orientar os usuários no uso dos produtos e serviços disponíveis na área de gestão de documentos intermediários.

Art. 59. O processo de trabalho de gerenciamento de documentos e conteúdos digitais compreende as seguintes atividades:
I. planejar, supervisionar e orientar o gerenciamento de documentos e conteúdos digitais no âmbito da DPU;
II. orientar a modelagem e customização de sistemas de informação no âmbito da DPU;
III. especificar as atividades e operações de gestão arquivística para sistemas informatizados;
IV. definir os procedimentos para captura, automação de fluxos de trabalho, processamento eletrônico de formulários, gestão de documentos, migração de suportes e obsolescência de mídias, para sistemas de informação no âmbito da DPU;
V. definir e gerenciar os sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGADs) no âmbito da DPU;
VI. definir padrões, modelos e esquemas para a implementação de metadados associados aos documentos digitais e sistemas de informação no âmbito da DPU;
VII. definir e gerenciar os processos para integração de documentos digitais e convencionais;
VIII. orientar o gerenciamento e a preservação de documentos digitais;
IX. especificar e realizar pesquisa, localização e apresentação de documentos digitais;
X. definir os procedimentos para padronização e gestão automatizada de atos oficiais administrativos no âmbito da DPU;
XI. definir os procedimentos para o gerenciamento da produção de documentos institucionais no âmbito da DPU;
XII. realizar a gestão de formulários, correspondências e mensagens eletrônicas na DPGU;
XIII. definir, especificar e propor à área competente os requisitos para sistemas de informação nos sítios da Internet e Intranet da DPU;
XIV. elaborar modelos de formulários utilizados pela DPU.

Art. 60. Os processos de gerenciamento de biblioteca e disseminação da informação compreendem as seguintes atividades:
I. planejar, supervisionar e orientar os serviços de disseminação seletiva da informação, de gestão de bibliotecas e de programação e difusão do conhecimento, no âmbito da DPGU;
II. executar e orientar as atividades relacionadas com a seleção, a aquisição, o tratamento, a guarda, a conservação, o controle e a divulgação do acervo de livros, folhetos, periódicos e legislação, pesquisas bibliográfica e legislativa, recuperação de informações na DPU;
III. propor normas e procedimentos para seleção, aquisição, tratamento, organização, utilização e controle do acervo bibliográfico, audiovisual e iconográfico das bibliotecas da DPGU;
IV. gerenciar e propor a inclusão de termos novos no vocabulário controlado da DPU;
V. elaborar bibliografias solicitadas e solicitar registros de ISBN e ISSN;
VI. manter intercâmbio com outras bibliotecas, centros de documentação e instituições de cultura;
VII. orientar, atender, e cadastrar usuários; controlar empréstimos, reservas, devoluções e providenciar a aquisição e reposição de obras, no âmbito da DPGU;
VIII. manter e alimentar bases de dados para o serviço de disseminação seletiva da informação;
IX. dar tratamento técnico aos títulos dos acervos bibliográfico e museológico;
X. definir e gerenciar os instrumentos de gestão bibliográfica e de disseminação da informação no âmbito da DPGU;
XI. propor e executar a agenda cultural no âmbito da DPGU e gerenciá-la no âmbito da DPU;
XII. gerenciar as redes de bibliotecas e cultura da DPU.

end faq

Organograma da Administração Superior da DPU

 

organograma Secretaria da Tecnologia da Informação Secretaria de Orçamento e Finanças Secretaria de Logística e Patrimônio Secretaria de Gestão de Pessoas Secretaria de Gestão do Conhecimento Secretaria de Execução Orçamentária e Financeira Secretaria de Assuntos Jurídicos Secretaria de Acompanhamento e Orientação da Gestão Secretaria de Auditoria Secretaria de Atuação no Sistema Penitenciário Nacional e Conselhos Penitenciários Secretaria de Atuação Itinerante Secretaria de Conciliação Extrajudicial e Educação em Direitos Secretaria de Assuntos Internacionais Secretaria de Direitos Humanos Escola Superior da Defensoria Pública da União Secretaria Geral Executiva Secretaria-Geral de Controle Interno e Auditoria Secretaria-Geral de Articulação Institucional Assessoria de Atuação no Supremo Tribunal Câmaras de Coordenação e Revisão Assessoria Jurídica Assessoria de Assuntos Legislativos Assessoria de Comunicação Social Assessoria de Planejamento, Estratégia e Modernização da Gestão Conselho Superior da Defensoria Pública da União Defensor Público-Geral Federal Subdefensor Público-Geral Federal Corregedoria Geral Defensoria Pública da União Gabinete do Defensor Público Federal Assessoria de Cerimonial e Eventos