RESOLUÇÃO Nº 115, DE 06 DE OUTUBRO DE 2015

 

Estabelece normas e procedimentos para o descarte de documentos e processos da Defensoria Pública da União.

 

O CONSELHO SUPERIOR DA DEFENSORIA PÚBLICA DA UNIÃO, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelos incisos I do art. 10 da Lei Complementar 80/1994;

Considerando que a Constituição Federal dispõe no art. 216, §2º, caber à administração pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem;

Considerando as Emendas Constitucionais n° 74/2013 e 80/2014, as quais positivaram a autonomia administrativa, financeira e orçamentária da Defensoria Pública da União;

Considerando que a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, estabelece a política nacional de arquivos públicos e privados, determina ser dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

RESOLVE

Art. 1º. Estabelecer as normas e procedimentos para a avaliação e destinação de documentos e processos da Defensoria Pública da União – DPU.

Art. 2º. Para os fins desta Resolução consideram-se:

I - Avaliação documental: Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhe são atribuídos. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2004, p. 32).

II – Destinação: decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2004, p. 61).

III – Documento de arquivo: é aquele criado em decorrência de atividades específicas desenvolvidas por instituições ou pessoas, mantendo por isso uma relação funcional com a fonte geradora.

IV – Tabela de Temporalidade: é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a todos que dela necessitem.

V – Eliminação de documentos: destruição de documentos que durante o processo de avaliação foram considerados sem valor permanente.

VI – Comissão Permanente de Avaliação (CPADOC): instituída com a finalidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção com vistas a estabelecer prazos de guarda e destinação final do acervo de documentos da Defensoria Pública da União.

VII - Subcomissão de Avaliação de Documentos: coordenar e realizar o processo de análise e seleção na Defensoria Pública-Geral da União e nos Órgãos de Atuação da DPU.

VIII – Prazos de guarda: período definido na Tabela de Temporalidade de Documentos, em que os documentos e processos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada.

Art. 3º. À CPADOC, que contará com pelo menos um Defensor Público Federal, compete:

I – Conduzir o procedimento de avaliação e destinação de documentos arquivísticos, no âmbito da DPU, coordenando a identificação e a seleção da documentação destinada à eliminação ou recolhimento.

II – orientar e assistir as Subcomissões de Avaliação de Documento, bem como homologar o processo de eliminação dos documentos destituídos de valor primário.

Art. 4º. Os acervos arquivísticos dos órgãos da DPU deverão ser classificados no momento da produção pelos setores produtores/acumuladores de documentos e processos, com a orientação e supervisão da CPADOC e da Subcomissão, conforme os Planos de Classificação em anexo desta Resolução.

Parágrafo único. Os Processos de Assistência Jurídica (PAJ), quando da sua abertura, deverão ser classificados de acordo com o Plano de Classificação do Anexo I, enquanto os Documentos da Administração da Defensoria Pública da União (atividade meio) deverão ser classificados quando de sua produção de acordo com o Código de Classificação de Documentos e Processos para a Administração Pública: Atividades – meio, desenvolvido pelo Arquivo Nacional, pela Secretaria da Administração Federal e pelo Ministério do Planejamento e Orçamento e posteriormente aprovado pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ (link http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf), até a elaboração do plano específico da DPU sobre as atividades meio.

Art. 5º. A eliminação de documentos e processos dar-se-á após concluído o processo de avaliação conduzida pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da DPU e pelas Subcomissões de Avaliação de Documentos e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução, mediante processo administrativo autuado para esse fim e de acordo com a Tabela de Temporalidade.

§1º. Os processos e documentos em meio físico poderão ser descartados conforme a Tabela de Temporalidade de Documentos e Processos de Assistência Jurídica (Anexo I) no caso de atividade fim, e Tabela de Documentos e Processos da Administração Pública nos casos de atividade meio, até a edição das tabelas específicas da DPU (art. 4º, parágrafo único).

§2º. Os processos e documentos de assistência jurídica (atividade fim) em meio digital terão prazo mínimo de guarda intermediária de 10 anos, ressalvados os de guarda permanente.

§3º. Os processos e documentos de assistência jurídica (atividade fim) em meio físico poderão ser descartados após um ano do arquivamento definitivo, desde que previamente digitalizados, aplicando-se ao representante digital o previsto no § 2º e ressalvados os de guarda permanente.

§4º. Não se considera arquivamento definitivo aquele pelo motivo de “Processo remetido ao órgão recursal”.

Art.6º. O registro dos documentos e processos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio da Listagem de Eliminação de Documentos (Anexo II) e do Termo de Eliminação de Documentos (Anexo III).

§ 1º A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações pertinentes aos documentos a serem eliminados. Esta deverá ser elaborada pela Subcomissão em seu âmbito de atuação e deverá ser assinada: pelo Presidente da CPADOC, o responsável pela seleção e a autoridade indicada no art. 8º desta resolução.

§ 2º O Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação. Este deverá ser elaborado pela Subcomissão e assinado por seu Presidente.

Art. 7º. Após a elaboração da Listagem de Eliminação de Documentos pelas unidades responsáveis pelo acervo da DPU, sob a supervisão da Subcomissão de Avaliação de Documentos, o processo administrativo deverá ser encaminhado à CPADOC, para que seja avaliado tecnicamente para homologação.

§ 1º Homologado o processo administrativo, o Presidente da CPADOC deverá assinar a Listagem de Eliminação de Documentos e providenciará a publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Anexo IV).

§ 2º A documentação identificada para eliminação deverá permanecer em ordem, e arquivada no local de origem, até que seja concluído o procedimento de avaliação e destinação.

Art. 8º. O descarte de documentos será realizado mediante autorização das seguintes autoridades: Defensor Público-Geral Federal, Corregedor-Geral, Subdefensor Público-Geral Federal, Presidente do Conselho Superior e Defensor Público Chefe, cada um em sua especifica esfera de competência.

Art. 9º. O Edital de Ciência e o Termo de Eliminação de Documentos deverão ser publicados no Diário Oficial da União e no Boletim Eletrônico Interno da Defensoria, com vistas a dar publicidade à sociedade sobre o ato de descarte da documentação.

§1º O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos estabelecerá o prazo de 45 dias para possíveis manifestações, ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos, por meio de petição formalizada à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

§2º Considera-se como parte interessada, no caso de PAJs, somente o assistido.

§3º Quando se tratar de processos e documentos sigilosos a autorização deve ser dada pelo Defensor Público-Geral Federal.

Art. 10. O processo administrativo para avaliação e destinação de documentos arquivísticos, deverá seguir a seguinte formação processual:

I – cópia da portaria de constituição da respectiva Subcomissão; atas de reuniões realizadas pelas Subcomissões de Avaliação de Documentos; Listagem de Eliminação de Documentos; despacho de autorização da autoridade a que se refere o Art.8º.

II - Após a homologação pela CPADOC: Edital de Ciência de Eliminação de Documentos; Termo de Eliminação de Documentos; expediente de encaminhamento do material a ser eliminado para área responsável pela eliminação.

Parágrafo único. O processo administrativo de avaliação e destinação de documentos será autuado pelas unidades da DPU e destinado à guarda permanente, devido o valor probatório e informativo.

Art. 11. A eliminação de documentos da DPU será realizada por meio de fragmentação mecânica ou por outro meio adequado, com supervisão e acompanhamento de servidor designado pelo presidente da Subcomissão.

§1º Os documentos mencionados no caput, após a devida fragmentação, poderão ser doados a entidades sem fins lucrativos, conforme Convênio a ser firmado. Nesse caso deverá ser lavrado “Termo de Trituração e Declaração de Recebimento de Doação” de que constará a destinação dos resíduos para programas sociais ou entidades sem fins lucrativos.

§2º Os documentos e processos sigilosos não poderão ser doados.

Art. 12. As dúvidas e sugestões relacionadas ao procedimento de avaliação deverão ser encaminhadas ao presidente da CPADOC.

Art. 13. Esta Resolução entra em vigor na data da sua publicação.

HAMAN TABOSA DE MORAES E CÓRDOVA

Defensor Público-Geral Federal e Presidente do Conselho Superior da Defensoria Pública da União

Publicada no D.O.U em 20/10/2015

ANEXO I

Plano de Classificação de Documentos e Processos de Assistência Jurídica (PAJ) - Área Fim

Para elaboração deste plano, as atividades finalísticas da DPU foram agrupadas em duas grandes funções:

Classe 100 – ASSISTÊNCIA JURÍDICA

Classe 200 – PROMOÇÃO DE POLÍTICAS PÚBLICAS

100 – ASSISTÊNCIA JURÍDICA

A Defensoria Pública da União tem a função de prestar assistência jurídica judicial e extrajudicial a todos que comprovem insuficiência de recursos, bem como nos casos de curadoria especial.

Para cumprir com essa função, cabe ao Defensor Público exercer a orientação, postulação e defesa dos direitos individuais e coletivos e interesses dos necessitados. Essa atividade é feita através do Processo de Assistência Jurídica (PAJ) e deu origem à subclasse 101 Orientação e Defesa.

200 – PROMOÇÃO DE POLÍTICAS PÚBLICAS

Compreende as atividades desenvolvidas pela DPU referentes à difusão e promoção dos direitos humanos, da cidadania e do ordenamento jurídico com a finalidade de levar o cidadão a conhecer os seus direitos.

Incluem documentos e processos referentes a programas e projetos de iniciativas estratégicas institucionais que não dão ensejo a abertura de PAJs como os Projetos da DPU nas Escolas, DPU Cultural, etc.

ESTRUTURA DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

100 ASSISTÊNCIA JURÍDICA

101. Orientação e Defesa 

101.1 Matéria cível

101.2 Matéria trabalhista

101.3 Matéria administrativa

101.4 Matéria criminal

101.5 Matéria criminal militar

101.6 Matéria previdenciária

110.7 Matéria de direitos humanos e tutela coletiva

110.8 Matéria eleitoral

200. PROMOÇÃO DE POLÍTICAS PÚBLICAS

201 Programas e Projetos Estratégicos

Tabela de Temporalidade de Documentos e Processos de Assistência Jurídica da DPU - Área fim (meio físico)

ASSUNTO PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÃO/JUSTIFICATIVA
Corrente Intermediário Guarda Permanente Eliminação
100. ASSISTÊNCIA JURÍDICA  
101. Orientação e Defesa

Passível de Avaliação Histórica.

Ações não patrocinadas terão prazo total de guarda de 5 anos. Decreto 20.910/32

Em cada grupamento, deverá ser selecionado, pela SUBCPADOC, 1% dos documentos e processos passíveis de eliminação para recolhimento ao Arquivo Permanente.

101.1 Matéria Cível Arquivamento definitivo 5 anos   X  
101.2 Matéria trabalhista Arquivamento definitivo 5 anos   X  
101.3 Matéria administrativa Arquivamento definitivo 5 anos   X  
101.4 Matéria criminal Arquivamento definitivo 10 anos   X  
101.5 Matéria criminal militar Arquivamento definitivo 10 anos   X  
101.6 Matéria previdenciária Arquivamento definitivo 5 anos   X  
101.7 Matéria de direitos humanos e tutela coletiva Arquivamento definitivo 5 anos X    
101.8 Matéria eleitoral Arquivamento definitivo 5 anos   X  
200. PROMOÇÃO DE POLÍTICAS PÚBLICAS  
201 Programas e Projetos Estratégicos Enquanto vigora 5 anos X   São passíveis de eliminação após guarda intermediária de 05 anos os documentos e processos de levantamentos, tais como formulários, cujas informações encontram-se recapituladas em relatórios ou outros documentos.

ANEXO II

Modelo de Listagem de Eliminação de Documentos

LISTAGEM Nº

FOLHA Nº

CÓDIGO ASSUNTO

ESPÉCIE/TIPO DOCUMENTAL

DATA-LIMITE

QUANTIDADE/

ESPECIFICAÇÃO

OBSERVAÇÕES / JUSTIFICATIVA  
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
TOTAL  
Obrigatória a assinatura do Responsável Seleção, Presidente da CPADOC e da CPADOC e da autoridade indicada no art. 8º.  

(Instruções de preenchimento)

  1. CÓDIGO - atribuir ao conjunto documental o código correspondente ao assunto informado no campo anterior, de acordo com o Código de Classificação de Documentos.
  2. ASSUNTO - informar o assunto específico do conjunto documental, de acordo com o Código de Classificação de Documentos. (Descritor)
  3. ESPÉCIE/TIPO DOCUMENTAL - registrar neste campo o nome correspondente à tipologia documental ou à Espécie. Ex: Processo de Assistência Jurídica (PAJ), Processo SEI.
  4. DATA-LIMITE – identificar a data em que são indicados o início e o término do período do conjunto documental descrito.
  5. QUANTIDADE/ESPECIFICAÇÃO – indicar o número e a descrição da unidade em que se deu a medida de cada conjunto documental. Exemplo. 20 caixas, 30 pastas. No caso de processo deve ser informado seu número. Ex. 1 processo nº 2015/039-12345
  6. OBSERVAÇÕES/JUSTIFICATIVAS - este campo deve ser preenchido caso haja dados importantes sobre o conjunto documental que não tenham sido informados nos campos anteriores. No caso de PAJ, deve-se ser informado neste campo o nome do assistido.
  7. TOTAL – este campo deve ser preenchido com a quantidade total dos documentos a serem eliminados (metros lineares/caixa).

ANEXO III

Modelo de Termo de Eliminação de Documentos

DEFENSORIA PÚBLICA DA UNIÃO

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

                    Aos ______dias do mês de _____________ do ano de _____, de acordo com o que consta do processo administrativo de avaliação e destinação de documentos  (indicar o número) e do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (indicar o número), publicado no Diário Oficial da União, de (indicar a data de publicação do edital), procedeu-se à eliminação de (indicar a quantificação/mensuração) documentos) relativos a (referência aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo da (indicar a unidade da DPU), do período (indicar as datas-limites dos documentos eliminados).

(Nome e Assinatura do Presidente da Subcomissão de Avaliação de Documentos).

ANEXO IV

Modelo de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos

DEFENSORIA PÚBLICA DA UNIÃO

EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Nº

                  O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação, designado pela Portaria nº_______, de ______/______/______, publicada no Diário Oficial da União, de ______/______/______, de acordo com (indicar a listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo (Titular) do (a), por intermédio do (indicar o documento de aprovação), faz saber a quem possa interessar que a partir do (45º) (escrever por extenso, entre parêntese, o número ordinal correspondente) dia subsequente a data de publicação deste Edital no (indicar o período oficial), se não houver oposição, o (a) (indicar a unidade orgânica responsável pela eliminação) eliminará os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do período (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade produtora dos documentos a serem eliminados).

           Os interessados, no prazo citado, poderão requerer as suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida a Comissão Permanente de Avaliação da Defensoria Pública da União.

(Local e data)

(Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação)